+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Журналы регистрации входящих и исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Открыть и скачать онлайн.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева

Журнал регистрации входящих документов

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения допускается удалить, добавить или изменить наименование графы :.

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию надо последовательно изучить каждую страницу.

Гораздо более продуктивный подход — использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы — аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов. Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе группе документов по заданному параметру например, номеру, автору, содержанию и т.

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Самый современный подход — это регистрация документов в системе электронного документооборота СЭД , но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка РК документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме. О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно.

Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.

Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др. В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки.

Сами понимаете, получается это непродуктивно — долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота.

Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется. Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде — образец приведен Word, Excel. Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

У меня это работает. Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в книгу входящих документов внесена ошибочная запись, как правильно ее аннулировать? Каких-либо рекомендаций по этому поводу в нормативных документах нет.

Соответственно, дабы исправить ситуацию ОД хочет завести новый журнал так сказать, с чистого листа начать. Возникает вопрос: правомерно ли это??

Или как правильно тогда провести данную работу по передаче из одного структурного подразделения далее СП в другое, дабы не попасть в будущем впросак из-за безалаберности сотрудников бухгалтерии.

Как быть? Передачу журнала учета печати и штампов из одного структурного подразделения в другое надо оформить приказом. В журнале надо проставить оттиски всех действующих в организации печатей и штампов, указать должности, ФИО ответственных за каждую печать штамп ; выдавать их под роспись.

Как ей доходчиво аргументировать? И обязательно ли на него ставить сургучную печать! Либо что-то другое, в зависимости от ситуации в вашей организации. Вам лучше знать. Если все отказываются, назначьте приказом распоряжением.

Какие тут могут быть аргументы? Сургучная печать не ставится! Спасибо Вам за ответы и разъяснения. Я извиняюсь, но я не совсем поняла, что все-таки писать в распорядительной части данного приказа? Решили с нового года обращения граждан регистрировать отдельно от других входящих. Какая форма журнала регистрации обращений граждан должна быть? Можно использовать обычный журнал регистрации входящих? Надо ли его прошивать? Помимо личных обращений граждан в наше учреждение, вышестоящая организация пересылает нам обращения граждан, которые поступили к ним с просьбой дать пояснения по заявлению, разобраться в ситуации и пр.

В каком журнале нужно регистрировать их? В журнале регистрации входящей документации или обращений граждан? Методические документы по делопроизводству рекомендуют выделять регистрацию жалоб и обращений граждан в отдельный массив. Прошивать журналы не надо. Форму регистрации можно взять на сайте. По поводу второго вопроса. Если ответ заявителю дает не ваша организация, а вышестоящая, то лучше регистрировать такие документы в общем журнале регистрации поступающих документов.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить пустые неиспользованные листы перед закрытием журнала в связи с новой формой ведения журнала после записи о количестве записей и использованных листов?

Нужно ли заводить отдельные журналы регистрации выдачи копий приказов в бухгалтерию и финансово-экономический отдел, то есть 2 журнала либо в одном можно вести данную регистрацию? Нет необходимости вести такие журналы, достаточно составлять список рассылки приказов.

Мы рассылаем приказ по внутр. В году мы все поступающие в организацию документы регистрируем в одном журнале. С года думаем начать вести новый журнал по регистрации обращений граждан и соответственно отдельную папку куда будут они подшиваться.

Как правильней поступить? Завести журнал регистрации и учета обращений граждан с Подскажите, пожалуйста! Если в журнал регистрации с нового года по ошибке продолжила нумерацию за прошлый год. Как исправить ошибку? Подскажите, пожалуйста, у журнала учета поступающих документов должен быть свой номер? Может ли он соответствовать номеру дела такого журнала согласно номенклатуре дел организации? Журналу присваивается индекс дела по номенклатуре дел согласно заголовку дела.

Этот индекс проставляется на обложке журнала. Подскажите, пожалуйста, как закрыть и открыть новый журнал регистрации входящих документов, если это произошло в середине года? Надо просто начать регистрировать документы в новом журнале, нумерация должна продолжаться.

Подскажите, пожалуйста, в журнале заявок в середине года по каким-то причинам прекратили вести нумерацию заявок. Теперь подняли вопрос, чтоб восстановить нумерацию в июне года. Как правильно это сделать? Журналы регистрации входящей и исходящей документации хранятся по номенклатуре 5 лет и только электронно в системе.

Обязаны ли мы в конце года распечатывать журналы, подшивать и хранить в бумажном виде 5 лет или достаточно хранить в системе электронно? Каким официальным документом этот момент регламентирован?

Документы временного срока хранения можно хранить в электронном виде, не распечатывая. Журнал регистрации ВХ корреспонденции начат в январе г. Как исправлять нам теперь, подскажите, пожалуйста. Если нет места, то ничего и не пишите. Для журнала регистрации входящих документов, срок хранения которого 5 лет, итоговую запись оформлять не обязательно. Завели новый журнал как продолжение года получается.

Правильно ли мы сделали? Если журнал закончился в середине года, можно начать новый журнал. Главное, чтобы нумерация продолжалась. С нового календарного года нумерация начинается с первого номера, даже если регистрация продолжается в старом журнале. Можно ли продолжать заполнять журнал исходящих и входящих по окончанию года?

Папку вход. Журнал можно продолжить, но с нового календарного года регистрацию документов следует начать с первого номера. На предприятии документы дск регистрируем валовой нумерацией ежегодно, то есть в январе нумерацию начинаем не с цифры 1, а продолжаем. Подскажите, на сколько это неправильно?

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, журнал исходящих документов нужно менять каждый год или можно вести один?

Журнал регистрации документов образец

Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы. В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы. Для того, чтобы ни один документ не потерялся и каждый дошел до адресата, есть определенные правила регистрации всей корреспонденции организации, для чего и применяется журнал регистрации документов. Все они заносятся в специальный журнал регистрации.

Здесь вы сможете бесплатно скачать бланки журнала регистрации входящих документов. Указанные бланки представлены в PDF, Word doc и Excel.

Журнал регистрации входящих документов заполнить, распечатать онлайн

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы. Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать. Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации.

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов.

Журнал регистрации исходящих документов

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации. Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов — служит для документирования всей входящей документации в адрес хозяйствующего субъекта. В данном журнале отражается дата поступления документа его регистрационный номер, исходящий номер, вид документа, корреспондент кем был написан и отправлен , адресат на чье имя отправлен документ , краткое содержание, сведения о лице которому поручено исполнить данный документ, резолюция и отметка об исполнении. Для регистрации укажите Ваш E-Mail:. Для входа на сайт укажите Ваш E-Mail:. Для восстановления пароля укажите Ваш E-Mail:. Налоговая документация. Жалобы и Заявления.

Здесь вы сможете бесплатно скачать бланки журнала регистрации входящих документов. Указанные бланки представлены в PDF, Word doc и Excel.

Скачать журнал регистрации входящих документов бесплатно в Word Excel формате

На этой странице вашему вниманию предлагаются образцы документов: заявлений, журналов регистрации, писем и т. Здесь же вы найдете образцы документов, представленные в статьях сайта. Страница будет регулярно пополняться.

Скачать образцы документов

Сегодня юридические лица в процессе работы получают множество входящей документации. В журнале регистрируются все документы независимо от способа их создания, передачи или доставки. Регистрируют входящие документы в день их поступления. При сумме заказа более 50,00 руб. При сумме заказа до 50,00 руб. Минск, ул.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. sonlasusi

    Украина как полигон для экспериментов , народ подопытные крысы

  2. Варлаам

    Как.как.принести с собой вазелин и щампанское.только бутылочку поменьше да поуже.

  3. Мстислава

    Если после секса я пошёл помылся)

  4. coasmarow

    N 2612-VIII, 08.11.2018, Закон, Верховна Рада України